Regelmatig krijg ik van mensen de vraag: “Wat doe je nu eigenlijk, als officemanager bij Unie-ABC?” Een begrijpelijke vraag, want voor veel mensen is het werk van Unie-ABC in zichzelf al abstract en voor hun gevoel een wat ver-van-mijn-bed-show. En een vage titel als 'office-manager' maakt dit niet veel duidelijker. Daarom neem ik jullie graag een dagje mee in mijn werkzaamheden.

Allereerst werk ik als officemanager parttime, 40% om precies te zijn. Dit verdeel ik over een aantal uren thuiswerken en één vaste kantoordag. Deze vaste dag is de vrijdag, omdat dan zowel mijn directe collega’s als de mensen van het Seminarium aanwezig zijn. Gezellig én praktisch dus!

Ik neem je mee naar vrijdag 2 februari… Een gewone vrijdag die ik voor deze blog als uitgangspunt neem. Geen enkele week is hetzelfde, maar wellicht kan dit je een beeld geven hoe het er aan toegaat in het Baptist House…

8.00 uur: Genietend van de prachtige opkomende zon begin ik mijn reis naar Amsterdam. Als ik om 8 uur op de fiets stap ben ik, als trein en metro meewerken, ongeveer een uurtje later op het Baptist House aan de Postjesweg in Amsterdam.

9.00 uur: Ik kom binnen in het Baptist House en begin met een rondje door het pand. Even de collega’s begroeten: Ingrid de Vries van financiën. Gerdien Karssen van communicatie. Anna, de bibliotheekmedewerker van IBTS. Hans Riphagen, Marijn Vlasblom en Henk Bakker van het Seminarium zijn ook al aanwezig. De algemeen secretaris Peter Stoter heeft vanochtend een afspraak buitenshuis.

Ingrid (links) en Gerdien

9.15 uur: Na een rondje 'goedemorgens' en een bakje koffie is het tijd voor mijn werk. Ingrid is zo lief geweest de post al te sorteren en uit te delen, dus dat scheelt mij werk! Ik ga aan de slag met de mails die binnenkomen in mijn eigen mailbox en de algemene Unie-ABC-mail en maak een to-do-lijst voor vandaag. Een aantal mails vragen wat aandacht en parkeer ik en de korte vragen beantwoord ik direct. Zo stuur ik onder andere op verzoek een GemeenteBijbelStudie-boekje op via de mail, verzend een aantal folders van Unie-ABC naar een gemeente die daarom vraagt, verwerk een adreswijziging in ons systeem en verstuur alle notulen van de bestuursvergaderingen 2023 naar Ingrid van financiën, omdat de accountant hierom vraagt.

Daarna ga ik aan de slag met het nieuwe blogrooster. Wekelijks schrijven medewerkers van Unie-ABC, Seminarium en CAMA Zending een blog voor op de website. Het rooster daarvan is verlopen, dus ik maak een nieuwe en verspreid deze onder de collega’s. Tenslotte bereid ik nog even mijn afspraak met Ria van der Leer voor, die ik later vandaag heb. Hiervoor werk ik onder andere de aanmeldingen van de Leidersconferentie nog bij.

10.30 uur: Zoals Gerdien in haar recente blog al benoemde, wordt er iedere werkdag gebeden in het Baptist House. We hebben een korte liturgie en bidden voor elkaar, de gemeenten, de studenten, onze werkzaamheden en de wereld. Hierna drinken we samen koffie en praten even bij.

11.00 uur: Ik heb een afspraak met Ria van der Leer. Eén van mijn taken is het ondersteunen in de organisatie van de jaarlijkse Leidersconferentie. Dit jaar kan ik er helaas niet bij aanwezig zijn, dus zal ik mijn taken alvast overdragen aan Ria van der Leer. We nemen samen de aanmeldingsprocedures door en de lijsten en werkafspraken die zijn gemaakt met het hotel.

Ria (links) en Natanja

12.15 uur: Voor de lunch rond ik mijn overleg met Ria af, stuur haar de benodigde documenten en mails door en doe nog een paar administratieve taken.

13.00 uur: Vandaag is de afsluiting van de Minor van de studenten van het Seminarium. Tijdens een gezellige lunch ronden zij dit af. Ze bespreken hun tips&tops met de medewerkers van het Seminarium, krijgen allemaal een persoonlijk woord mee en er wordt voor hen gebeden. Dit alles onder het genot van heerlijke Mediterraanse lekkernijen van de plaatselijke bakker. (Lees hier het verslag van Gerdien over deze afsluiting). Als kantoorpersoneel sluiten wij graag aan bij zulke mooie - en zeer smakelijke - momenten.

13.30 uur: Een kort moment om nog wat administratieve handelingen te doen, voor alweer een volgende afspraak. Ik verwerk de nieuw binnengekomen statistiekformulieren vanuit de gemeenten. De doorgegeven begrotingen verwerk ik in het document voor Ingrid van financiën, zodat de juiste facturen voor bijdragen verzonden kunnen worden. De gegevens over bezoekers, leden en kinderen verwerk in onze administratie. Deze gebruiken wij onder andere voor de CCLI-contributie, het bepalen van het aantal stemgerechtigden per gemeente en het bijhouden van de globale ontwikkelingen over de jaren. Tenslotte controleer ik of wij nog de juiste gegevens in ons systeem hebben staan, voor wat betreft de kerkelijk werkers, voorzitter, secretaris en penningmeester van de gemeente die zijn gegevens heeft ingediend. Bij een aantal gemeenten pas ik deze aan.

14.00 uur: Stefan Vijfhuizen van B5-beveiliging komt langs. Peter en ik krijgen instructies over de maandelijkse controles van de brandinstallatie. We lopen het systeem door en zijn een uurtje later heel wat informatie wijzer.

15.00 uur: Terug naar mijn laptop. Er wachten nog mails en administratieve taken. Onder andere een brief voor een gemeente omtrent e-Herkenning, planning van de voortgangsgesprekken van collega’s met Peter Stoter, het doornemen & controleren van de agenda en stukken voor de bestuursvergadering van volgende week en een rondje langs de fysieke brievenbus voor ingekomen poststukken.

16.30 uur: Tijd om af te sluiten! Het was een mooie en productieve dag. Ik heb nog een ruim uur reizen voor de boeg, voor ik thuis aan het eten kan beginnen. Nog een laatste rondje door het pand om collega’s te groeten en via metro, trein en fiets ben ik rond 17.45 uur weer thuis, tijd voor weekend!

Ik hoop dat bovenstaande een beetje inzicht geeft in wat er zoal gebeurt binnen Unie-ABC. Soms horen we terug dat gemeenten afstand ervaren en niet goed weten wat te kunnen verwachten van Unie-ABC. Mocht u dit herkennen, ga er dan over in gesprek! Met uw gemeenteleden, uw raad of met uw regiocoördinator. Kom naar de regioavonden of de Algemene Ledenvergadering. Meldt u aan voor de Unie-ABC-app of de nieuwsbrief en blijf zo op de hoogte. We zijn er voor u en uw gemeente! 

Natanja Corsèl is officemanager bij Unie-ABC